„Enormer Aufwand“ für zwei Ziffern mehr

Für Privatpersonen sind es zwei Ziffern mehr zu merken. Für Gemeindekassen, Unternehmen und Vereine bedeutet die Umstellung auf SEPA einen hohen Aufwand. Foto: Deutsche Bundesbank

Rhein-Neckar,09. Januar 2014. (red/ld/al) Während sich Privatpersonen künftig nur zwei neue Ziffern für ihre IBAN merken müssen, hatten Gemeindeverwaltungen, Unternehmen und Vereine in den vergangenen Monaten mehr Aufwand. Grund ist SEPA – die Vereinheitlichung des EU-weiten elektronischen Zahlungsverkehrs. Stichtag ist der 01. Februar. Sie sind vorbereitet.

Von Lydia Dartsch; Mitarbeit: Adrian Laukota

Ab dem 01. Februar werden Auslandsüberweisungen einfacher. Verantwortlich dafür ist SEPA – kurz für Single European Payment Area, oder übersetzt „Einheitliches europäisches Zahlungsgebiet“. Angestoßen wurde SEPA durch den EU-vertrag von Lissabon. Ãœberweisungen und Banklastschriften sollen damit künftig schneller gehen.

Für die Menschen ist das aber erstmal mit mehr Aufwand verbunden. Verbraucher müssen sich nun eine 22-stellige Kundennummer – die IBAN – merken. Diese besteht aus einem Länderkürzel – „DE“ für Deutschland – einer Prüfziffer, gefolgt von der altbekannten Bankleitzahl und der ebenso altbekannten Kontonummer. Das sind nur zwei Ziffern mehr, die man sich merken muss. Privatpersonen haben noch bis zum 01. Februar 2016 Zeit dazu.

Dagegen rennt Gemeindekassen, Unternehmen und Gemeinden die Zeit davon, vor allem, wenn sie ab dem 01. Februar dieses Jahres Steuerzahlungen und Beiträge per Lastschrift einziehen wollen. Das geht dann nur noch mit den neuen SEPA-Mandaten. In den vergangenen Monaten haben die Gemeinde- und Stadtkassen ihre Systeme umgestellt, ihre Steuer- und Gebührenkunden angeschrieben und über die Veränderung informiert oder die bestehenden Einzugsermächtigungen per Post angefordert, wenn diese bisher nur als email oder Fax vorlagen.

Bereits jetzt sind alle Kommunen vorbereitet, wenn es in wenigen Wochen losgeht. Am einfachsten hatte es sich die Stadt Mannheim gemacht: Man habe lediglich eine neue SAP-Software ins System spielen müssen, um die Umstellung zu vollziehen, sagt Pressesprecher Dirk Schumann vom Dezernat I Finanzen, Vermögen, Sicherheit und Ordnung. Alles funktioniere reibungslos.

So auch in den anderen Gemeinden in unserem Berichtsgebiet. Die meisten von ihnen (Ladenburg, Heddesheim, Hemsbach, Hirschberg, Laudenbach, Ilvesheim und Edingen-Neckarhausen) sind Kunden der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF), deren Rechenzentrum die Umstellung auf das SEPA-Format begleitet und vollzogen hat. In Dossenheim verwendet die Gemeindekasse bereits seit vergangenem Oktober das SEPA-Format zum Lastschrifteinzug. Man habe bereits seit Oktober 2012 mit Hilfe der beauftragten Softwarefirma daran gearbeitet, die bestehenden Daten ins neue Format zu übertragen, sagt Kassenverwalter Stefan Hornig:

Wir haben früh angefangen, damit wir nachbessern können, falls es Probleme gibt. Es hat alles funktioniert.

Von der Umstellung profitieren aber nur die Gemeinden, die Zahlungskontakte mit dem europäischen Ausland unterhalten. Das sind die wenigsten. Alle anderen haben mit der Umstellung hauptsächlich Aufwand. Beispielsweise um den fristgerechten Zahlungseingang sicherzustellen. Sechs Tage vor der eigentlichen Buchung müsse der Auftrag bei neuen Mandaten gestellt werden. Bei bestehenden Mandaten brauche man etwa zwei Tage Vorlaufzeit, sagt Herr Hornig. Um die fristgerechten Buchungen zu ermöglichen habe man in der Gemeindekasse jetzt einen Terminkalender angelegt.

Dieser sei früher nicht nötig gewesen, sagt Patrick Geißler, Leiter der Gemeindekasse von Edingen-Neckarhausen. Er berichtet, es sei ein „riesen Aufwand“ gewesen, die bestehenden Einzugsermächtigungen auf deren Gültigkeit zu überprüfen – also ob die originale Unterschrift in den Unterlagen vorhanden ist oder nicht. Da die Mandate nun auch für jeden Vorgang einzeln vorhanden sei müssen, werde der Verwaltungsaufwand für die Gemeindekasse nach der Umstellung höher sein als zuvor:

In meinem Büro stehen sechs laufende Meter Ordner mit SEPA-Mandaten

Er rechnet mit 3.000 bis 4.000 Euro Mehrkosten pro Jahr für die Gemeindekasse. Noch höher hätten diese durch die sogenannten „Prenotifications“ werden können: Das sind Vorankündigungen an die Kunden über das genaue Datum der Abbuchung, um sicherzustellen, dass das Konto zum entsprechenden Zeitpunkt gedeckt ist. Auch diese haben für jeden einzelnen Posten und für jede einzelne Zahlung zu erfolgen. Das hätte neben Kosten für Druck und Papier auch hohe Portokosten bedeutet. Stattdessen kündigt die Gemeinde nun die Buchungstermine in den Gebühren- und Steuerbescheiden an, die einmal im Jahr verschickt werden. In Weinheim dagegen rechnet man nicht mit mehr Aufwand durch Mandatsverwaltung und Prenotifications. Das sei Gewöhnungssache und werde sich mit der Zeit einspielen, sagt Kassenleiter Sven Fettel.

Für die Unternehmen in der Region halte sich der Mehraufwand durch die Umstellung allerdings in Grenzen, sagt Bernhard Schuster, Ansprechpartner für den EU-weiten Binnenmarkt bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) Rhein-Neckar. Man habe die Firmen frühzeitig über die bevorstehende Umstellung informiert. Die Umstellung sei zwar ein Aufwand gewesen. Das werde sich mit der Zeit aber einspielen. SEPA erleichtere langfristig die Buchhaltung, weil Zahlungen künftig einfacher terminiert werden können und internationale Überweisungen in kürzerer Zeit auf dem Konto gebucht werden. Auch mit den Prenotifications ergebe sich für Firmen nicht zwingend ein Mehraufwand, beispielsweise wenn das Abbuchungsdatum auf der Rechnung stehe, sagte Bernhard Schuster:

Ich höre die Firmen nicht stöhnen.

Das bestätigt auch Otto Bräunlein von den Stadtwerken Weinheim. Die Umstellung zum SEPA-Format sei zwar ein „enormer Aufwand“ gewesen, aber jetzt funktioniere es.

Unterschiedlich ist dagegen der Stand der Umsetzung bei den Vereinen. Joachim Loose aus Ladenburg ist in den Vorständen des ASV Ladenburg und des Fördervereins der Werkrealschule. Während der Förderverein sein System bereits umgestellt hat, wurde der Jahresbeitrag bei den Gewichthebern und Ringern des ASV im Januar noch mit Bankleitzahl und Kontonummer eingezogen. Damit hatte sich der Verein ein Jahr Zeit verschafft. Die Mitglieder werden dann bei der Jahreshauptversammlung im März informiert.

Bei der SG Leutershausen ist die Umstellung auf SEPA schon abgeschlossen. In der Übergangszeit habe sie etwas mehr Aufwand mit den Mitgliedsbeiträgen gehabt, sagt Annegret Leitwein, Kassenwartin der SG Leutershausen. Dort sei das Programm zur Vereinsverwaltung erneuert worden. Sie habe lediglich die Mitglieder anschreiben müssen, um Daten abzugleichen und die Abbuchungsdaten mitzuteilen. Neumitglieder bekommen diese in einem Begrüßungsschreiben mitgeteilt.

Wesentliche Unterstützung erhielten die Vereine und Unternehmen von ihren Banken. Diese hätten schon früh Informationsabende veranstaltet, sagt Annegret Leitwein. Joachim Loose hob besonders die Hilfe durch die Sparkasse Rhein-Neckar Nord und die Volksbank Rhein-Neckar hervor. Diese hätten die Kontodaten der Vereinsmitglieder kostenfrei in das neue SEPA-Format umgewandelt.

So setzt sich die IBAN zusammen. Foto: Deutsche Bundesbank